Tendencias en la gestión del tiempo y del trabajo en las empresas

El tiempo es oro y, en el contexto laboral español, su gestión se ha vuelto más importante que nunca. La aplicación del Real Decreto-Ley 8/2019 en marzo de ese mismo año que regula el fichaje de trabajadores ha hecho que las empresas se enfrenten a nuevos desafíos y oportunidades para optimizar sus recursos humanos.

Sin embargo, en ocasiones y a pesar de tener el objetivo de lograr la máxima eficiencia a la hora de cumplir con lo que dice la ley, las empresas cometen errores. Es lo que pasó a una compañía española que  ha sido sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) con 365.000 euros por obligar a fichar a sus trabajadores con la huella dactilar.

En un contexto donde la tecnología avanza a pasos agigantados y las demandas laborales son cada vez más exigentes, ¿cómo pueden las empresas combinar innovación y legalidad sin correr el peligro que ha vivido la citada compañía? ¿Existen soluciones que ayuden a mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? ¿Cuáles son las tendencias en cuanto a la gestión del tiempo?

La tecnología al servicio del tiempo del trabajo

Por suerte, el mercado tecnológico actual sí ofrece software gestión del tiempo que garantiza el cumplimiento de la ley a la hora de registrar las horas de los trabajadores en la empresa. Estos programas, además del propio fichaje de los empleados, también permiten realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea o a cada proyecto, lo que está ayudando a mejorar la productividad de los empleados y de la propia compañía.

Un tipo de soluciones que están ganando popularidad debido al auge de nuevas modalidades de trabajo como el teletrabajo que hace imposible que los empleados fichen de forma presencial. Esta evolución hacia unos modelos de trabajo más flexibles está “obligando” al tejido empresarial a digitalizarse con los denominados ERP con los que, además de cumplir con la normativa, tratan de mejorar la experiencia de sus trabajadores a la hora de poder registrar sus tiempos de trabajo desde cualquier dispositivo y garantizando la seguridad de su datos personales.

Herramientas como Cegid Visualtime permiten a los empleados registrar su tiempo de forma precisa y eficiente, independientemente de su ubicación. La información se recopila en tiempo real, facilitando también la elaboración de informes y la toma de decisiones estratégicas por parte de los responsables.

Una eficiencia en la gestión del tiempo de los trabajadores que también se traslada a la organización de las vacaciones. La implementación de una aplicación para gestionar vacaciones agiliza el proceso de solicitud y aprobación de estos días libres mediante flujos automatizados y sin procesos manuales, lo que facilita el trabajo del departamento de RR.HH. y acelera la gestión de las vacaciones de todo el equipo, evitando problemas entre los propios trabajadores.

En este sentido, destaca que la información está en la nube, por lo que todos los empleados tienen la posibilidad de ver en la misma plataforma el calendario de vacaciones y evitar solapamientos y mejorar la planificación. Al mismo tiempo, esta tecnología tiene la capacidad de generar bolsas de vacaciones independientes y acceder a historiales, informes y notificaciones personalizadas.

Gracias a toda la información que recopilan estas soluciones, los responsables de los diferentes departamentos tienen una visión clara de los saldos de vacaciones, facilitando la planificación y aprobación de solicitudes de tiempo libre. Incluso, estas aplicaciones envían alertas automatizadas cuando los empleados tienen días de vacaciones que van a expirar, evitando la acumulación excesiva de días de descanso, lo que suele mermar la productividad en las empresas.

Los canales de denuncias también se digitalizan

Esta tendencia hacia la digitalización de los Recursos Humanos, en particular, y de todas las áreas de la empresa en general también ha llegado a los canales de denuncias, un mecanismo que es obligatorio en España para las empresas de más de 50 trabajadores desde diciembre de 2023.

La imagen de los inicios en los que se habilitaba un buzón en un cuarto para que los trabajadores presentaran sus denuncias de forma anónima es a día de hoy prácticamente inexistente debido a su ineficiencia y a que, más que incentivar lo que hacía era frenar al denunciante.

Para solventar estas situaciones las compañías están implementando software canal de denuncias con el objetivo de propoporcionar a los empleados un canal seguro y confidencial para reportar cualquier irregularidad, conducta inapropiada o violación ética que puedan presenciar o experimentar en el lugar de trabajo.

Estas plataformas, además, permiten adjuntar todo tipo de documentos que respalden la denuncia y posibilita que tanto los denunciantes como los responsables asignados para la supervisión de la denuncia reciban en tiempo real cualquier actualización relacionada con la incidencia.

Todas estas soluciones que están llegando para mejorar la gestión del tiempo en la empresa y la productividad en general de las compañías son posibles gracias a la nube, ofreciendo esas ventajas de las que hemos hablado como son la accesibilidad desde cualquier dispositivo, la escalabilidad y la seguridad de los datos.Junto con la inteligencia artificial y el análisis, estos programas de gestión de empresa van a ser cada vez más imprescindibles en todo tipo de organizaciones, independientemente de su sector y tamaño, revolucionando la forma en la que se organizan las empresas y su relación con los trabajadores.  Una evolución a mejor que, sin ninguna duda, ayudará a aprovechar al máximo el talento humano que todas empresas tienen.